El Colegio Mayor Mendel acogió el pasado 28 de octubre el encuentro de administradores y ecónomos de los centros de la Provincia de San Juan de Sahagún. Una jornada de trabajo y formación en la que participaron alrededor de 50 personas, procedentes de distintos colegios y comunidades agustinas de toda España. También participaron tres representantes de Educaria, para compartir avances, abordar nuevos retos y seguir mejorando la gestión administrativa y económica de las distintas obras de la Provincia.
La jornada comenzó con la presentación del encuentro y una oración inicial, dirigidas por el ecónomo provincial, P. Víctor Fernández Santos, OSA. A continuación, Natalia Matarranz, responsable de la Administración Provincial, repasó algunas cuestiones contables y presentó los principales avances realizados en los últimos meses.
Contabilidad
Entre ellos, destacó la segmentación por sectores en los centros, una medida que permite analizar de manera diferenciada la situación económica de cada actividad y facilita una toma de decisiones más precisa. Así, en los colegios se distinguen los ámbitos del propio centro educativo, la comunidad religiosa y la librería. En el caso del Real Centro Universitario Escorial-María Cristina se ha separado la actividad universitaria de las actividades desarrolladas durante los fines de semana, dado que tienen un tratamiento fiscal diferente.
También se puso de relieve el esfuerzo realizado para unificar criterios y estandarizar procesos, reduciendo interpretaciones diferentes y agilizando el trabajo cotidiano. En este camino han sido importantes la implantación de Alexia Contabilidad, que facilita la gestión diaria y la consolidación de datos a nivel provincial, así como la elaboración de presupuestos mensuales, que permiten realizar un seguimiento financiero más preciso a lo largo de todo el año.
En este momento, uno de los principales objetivos es mantener actualizada la contabilidad mensual de todos los centros y coordinar con Educaria las correcciones necesarias.
Asimismo, se continuará trabajando en la actualización del Plan General Contable y en la contabilidad analítica, en la formación de las nuevas normativas y en el trabajo coordinado entre los distintos equipos.
Nuevos protocolos
Durante la mañana se revisaron, además, los protocolos de obras y contrataciones. Se recordaron los procedimientos establecidos para la aprobación de las obras en función de su importe, la presentación de presupuestos y documentación, así como los criterios relativos a la facturación y contabilización de los gastos. También se presentó el protocolo de contrataciones aprobado recientemente por el Consejo Provincial.
Por su parte, María Vargas y Juan María Villar abordaron el sentido estratégico del presupuesto y ofrecieron una comparativa de resultados con ejercicios anteriores. Asimismo, impartieron una sesión práctica sobre la automatización de los presupuestos en Alexia y el uso de nuevas herramientas para agilizar el intercambio mensual de información relativo a las aportaciones a la Provincia.
En la última parte del encuentro, los participantes se distribuyeron en dos grupos para trabajar cuestiones específicas de sus respectivas responsabilidades. Los ecónomos abordaron asuntos relacionados con RETAS, pensiones y rentas, entre otros temas propios de su cometido.
Los administradores, junto con Educaria, analizaron los requisitos técnicos y legales de la factura electrónica y el sistema Verifactu.
La jornada concluyó con una comida compartida, que permitió prolongar el encuentro en un ambiente de convivencia y diálogo.
Desde el Equipo Administrativo Provincial se valora muy positivamente el camino recorrido y el compromiso de todos los equipos para avanzar hacia una mayor coordinación y unificación de los modos de trabajar. Un esfuerzo que busca no solo mejorar los procedimientos, sino también favorecer una gestión responsable, transparente y al servicio de la misión de la Orden.
Las Constituciones de la Orden de San Agustín
Las Constituciones de la Orden de San Agustín recuerdan que la administración de los bienes materiales forma parte de la responsabilidad de los religiosos y de su testimonio de pobreza. Como señalan los números 493 y 494, los bienes deben proceder del trabajo y de una utilización moderada de los recursos, y su administración requiere cuidado y solicitud. El número 495 añade la importancia de la cooperación activa entre todas las Casas y Provincias.
En este sentido, la gestión económica y administrativa no como un fin en sí mismo, sino como una tarea compartida al servicio de la vida y de la misión agustinianas.
